JURIDISCHE ONDERSTEUNING VOOR ONDERNEMERS
Een goed team, fijne werkrelatie en veilige arbeidsomstandigheden
Als werkgever wil je graag dat werknemers op een fijne, positieve en resultaatgerichte wijze functioneren.
Het aanbieden van een functie bij een organisatie met prima personeelsbeleid en een fijne, veilige en gezonde werkomgeving. Goede primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn bij het aannemen één van de eerste stappen.
Waarmee moet je allemaal rekening houden als je personeel gaat aannemen?
Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden
De afgesproken arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd in een arbeidsovereenkomst.
De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de basis afspraken die je maakt met de nieuwe medewerker.
Dit betreffen in ieder geval het salaris en de werktijden, daarnaast worden afspraken gemaakt over overwerk, vakantiegeld, vakantiedagen, onkostenvergoeding en pensioen.
Extra afspraken en voorwaarden naast het salaris zoals een 13e maand, bonus of winstuitkering, auto of telefoon van de zaak, de mogelijkheid van opleidingen/scholing worden meestal de secundaire voorwaarden genoemd.
Bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst kunnen ook bijzondere afspraken opgenomen worden. Zoals een proeftijd, concurrentiebeding, relatiebeding en geheimhoudingsbeding.
Concurrentiebeding
In een concurrentiebeding worden afspraken gemaakt tussen werkgever en werknemer waar de werknemer met het oog op concurreren zich aan moet houden als hij bij een andere werkgever gaat werken of zelf een bedrijf gaat beginnen. Een concurrentiebeding is alleen geldig als het schriftelijk overeengekomen is en de overeenkomst voor onbepaalde tijd is. Bij een tijdelijk contract is een concurrentiebeding soms ook toegestaan, maar dan moet er wel sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang.
Relatiebeding
Hierin zijn afspraken gemaakt worden om te voorkomen dat werknemers bij einde dienstverband met klanten, leveranciers of samenwerkende partners van de (ex) werkgever gaan werken.
Het is goed gebruik om een proeftijd af te spreken. Het is belangrijk om de voorwaarden en regels voor een proeftijd goed te kennen en juist toe te passen. De proeftijd mag bijvoorbeeld niet langer zijn dan wettelijk is toegestaan. De proeftijd is niet geldig als het tijdelijk contract 6 maanden of korter is. Wanneer een proeftijd wordt aangegaan voor kortere duur is het raadzaam om advies in te winnen. Daarnaast heb je te maken met verschillende soorten arbeidsovereenkomsten. Bij het aannemen van personeel heb je diverse mogelijkheden waaruit je keuze maakt, uit flexibele of vaste contracten bijvoorbeeld:
– Arbeidscontract voor bepaalde tijd.
– Arbeidscontract voor onbepaalde tijd
– Oproep-contract
– Uitzendcontract
– Detacheringscontract
– ZZP contract
Arbobeleid – veilige werkomstandigheden
Werkgevers zijn verplicht om te zorgen dat hun werknemers gezond en veilig kunnen werken.
De regels en richtlijnen staan omschreven in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling.
Om te zorgen voor een goed arbobeleid en om ziekteverzuim te voorkomen is iedere werkgever met personeel verplicht om minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of een bedrijfsarts. Vervolgens zijn er een aantal zaken die gedaan moeten worden, bijvoorbeeld het in kaart brengen van risico’s voor het personeel – RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie).
Als verplicht onderdeel van de RI&E moet er een plan van aanpak worden gemaakt waarin de maatregelingen worden beschreven om de in kaart gebrachte risico’s aan te pakken.
Er moet een ziekteverzuimbeleid en verzuimprotocol worden opgesteld waarbij duidelijk is hoe er om wordt gegaan bij verzuim ziekte. De stappen die men als werkgever en werknemer worden beschreven in het verzuimprotocol waar iedereen in het bedrijf van op de hoogte moet zijn.
De werkgever heeft de verplichting om bedrijfshulpverlening (BHV) in het bedrijf te regelen
Als het arbeidsbeleid niet voldoende voldoet of er is geen contract met een arbodienst of bedrijfsarts geregeld dan kan men een forse boete riskeren.
Risico’s – en verzekeren
Wanneer een werknemer langdurig ziek wordt kan dat flinke kosten met zich meebrengen. Daarbij zijn tijdens de ziekteperiode ook richtlijnen en regels van toepassing waar je aan moet voldoen. Een Arbodienst of een bedrijfsarts kan je daarin ondersteunen. Het op tijd en juist vermelden van ziekte – verzuim aan het UWV is een belangrijk onderdeel. Niet op tijd of juist doorgeven aan het UWV, dan kun je, wanneer werknemer in aanmerking komt, looncompensatie mislopen of zelfs een boete krijgen. Een ongeval, langdurige ziekte of schade door fouten of nalatigheid door werknemers waarvoor de werkgever aansprakelijk is. Dit zijn allemaal risico’s die zeker voor kleine bedrijven grote gevolgen kan hebben. Het is dan ook zeker niet verkeerd om een verzekering af te sluiten om financiële risico’s zo veel mogelijk te beperken.
Loonadministratie en verwerken van personeelsgegevens
Loonadministratie
Wanneer de werkgever inhoudingsplichtig is en er minimaal één werknemer in dienst is en deze werknemer(-s) ontvangen loon voor hun werkzaamheden, dan moet er een loonadministratie worden bijgehouden. De administratie moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zie voor meer informatie de website van de belastingdienst:
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/personeel-en-loon
Personeelsdossier
Wanneer de werknemer in dienst komt wordt er een personeelsdossier aangemaakt.
Een goed onderbouwd dossier is belangrijk om o.a. functioneringsgegevens en bepaalde afspraken die je met de werknemer maakt in het dossier op te nemen. Daarbij is het belangrijk dat men op een veilige manier, volgens de AVG – richtlijnen, met de gegevens omgaat en opbergt.
Men is wettelijk verplicht om een personeelsdossier aan te maken en dit vervolgens bij te houden.
In grote lijnen vermeldt men de volgende hoofdzaken:
– Persoonlijke gegevens
– Contracten en arbeidsvoorwaarden
– Functioneren en ontwikkeling
– Ziekteverzuim (Medische gegevens mogen niet opgenomen worden in het personeelsdossier).
– Diversen en bijzonderheden.
Zolang alles goed gaat is er natuurlijk niets aan de hand, maar wanneer het functioneren niet naar behoren verloopt, of er ontstaat een conflict, dan is het dossier van belang. Start daarom bij aanvang van een dienstverband met het aanmaken en het bijhouden van een personeelsdossier.
Een goed onderbouwd personeelsdossier is onmisbaar indien men bijvoorbeeld bij de ontslagaanvraag disfunctioneren moet aantonen, verbeter- en ondersteuningstraject, herplaatsingsinspanningen en het aanbieden en volgen van scholing.
Bewaartermijn van werknemersgegevens
Wanneer een werknemer uit dienst is kun je niet alles zomaar verwijderen of vernietigen.
Documenten die niet meer nodig zijn mogen wel direct verwijderd worden. De werkgever is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens langer of een bepaalde tijd te bewaren. Gegevens uit de bedrijfsadministratie die fiscaal van belang zijn moet minstens 7 jaar bewaard worden. Dit geldt ook voor:
– Persoonlijke gegevens ex- werknemer
– Datum indiensttreding
– Salarisadministratie (fiscaal belang)
– Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
– Afstandsverklaring woon en werkverkeer
– Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
5 jaar bewaren na beëindiging dienstverband :
– Loonbelastingverklaringen
– Kopie van het identiteitsbewijs
2 jaar bewaren na beëindiging dienstverband :
– Sollicitatiebrief
– Curriculum vitae
– Referenties
– Correspondentie met de sollicitant
– Verklaring omtrent goed gedrag
– Correspondentie inzake ontslag
– Verslagen functionerings en beoordelingsgesprekken
___Lees ook:_______________________________________________________
Het opstellen, aanpassen of wijzigen van arbeidscontracten
Samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en zzp ‘er
Advies bij vragen omtrent personeel.
Bijvoorbeeld voor het opstellen, wijzigen, aanpassen van arbeidsovereenkomsten of wijzigingen van bedrijfsomstandigheden met gevolgen voor personeel.
Zelf personeel werven of uitbesteden, soms wil je gewoon zekerheid en kan er beter worden doorgevraagd, om te weten wat de mogelijkheden zijn. Ieder bedrijf is anders en zijn keuzes afhankelijk van bepaalde situaties en omstandigheden.
Heeft u vragen, juridisch advies of hulp nodig?
Neemt u dan via de volgende link contact op :
> Contact gegevens – Informatie opvragen <
________________________________________________________________________________________________________________
Juridisch Servicecontract
Het Juridisch Servicecontract is voor ondernemers een kostenbesparend product met als uitgangspunt juridische problemen en geschillen op te lossen, al dan niet te voorkomen. Dit product is tot stand gekomen in samenwerking met gerenommeerde en gespecialiseerde advocaten en advocatenkantoren.
Kosten voor een advocaat kunnen al snel hoog oplopen, veelal met het gevolg dat zaken blijven liggen. Meesterwerk voor Ondernemers pakt dit probleem aan in de vorm van een Juridisch Servicecontract.
Meer informatie over de diensten van Meesterwerk voor Ondernemers kunt u vinden op onze website :
https://www.meesterwerkvoorondernemers.nl/
Offerte aanvragen?
Vraag geheel vrijblijvend en snel een offerte aan op maat :
| Vrijblijvende offerte aanvragen |
___________________________________________________________________________________________________________
Blijf op de hoogte volg ons op : LinkedIn – Twitter – of – Facebook
____________________________________________________________________________________________________
De weergegeven teksten en gegevens worden meegedeeld onder voorbehoud. De uitgever kan uitdrukkelijk geenszins verantwoordelijk worden gehouden voor foutieve informatie in dit blogbericht.