Denk bij het aannemen van nieuw personeel aan de identificatieplicht

Binnen veel branches is momenteel een stijgende lijn te zien. Er zit groei in de economie en daardoor zijn meer en meer bedrijven (weer) opzoek naar personeel.

Denkt u bij het aannemen van nieuw personeel wel aan de identificatieplicht?

Wet op de Identificatieplicht

Volgens de wet bent u als werkgever verplicht om nieuwe werknemers op hun identiteit te controleren. Dit moet gebeuren voordat deze nieuwe werknemer binnen het bedrijf aan de slag gaat, dus voor de eerste officiële werkdag.

Voor werkgevers is het verplicht de identiteit van de nieuwe werknemer te controleren, maar voor werknemers is het eveneens verplicht om zich te identificeren. Dit is een formele handeling die beide partijen gewoon moeten uitvoeren.

Voor het identificeren kan alleen een origineel en geldig paspoort of ID-kaart worden gebruikt. Een rijbewijs is hiervoor dus GEEN geldig legitimatiebewijs.

Identificatie

Een nieuwe werknemer moet dus z’n paspoort of ID kaart laten zien. Controleer als werkgever of de pasfoto op het document overeenkomt met de werknemer. Controleer verder of de naam, geboortedatum, geboorteplaats en het BSN overeenkomen met de gegevens die door de werknemer zijn verstrekt.

Om de handtekening te controleren kunt u vragen of de werknemer een handtekening wil zetten en deze vervolgens controleren met de handtekening van het document. Check eveneens of de geldigheid van het document niet is verlopen.

Bewaarplicht

Als werkgever bent u verplicht om een kopie van het identificatiedocument op te nemen in het personeelsdossier. De kopie dient goed leesbaar te zijn en zowel de voor als achterkant van het document moeten worden gekopieerd (bij paspoorten de voor en achterkant van de eerste pagina).

Deze gegevens dient u als werkgever te bewaren. U bent verplicht deze gegevens, tot minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan, te bewaren.

© Meesterwerk voor Ondernemers, 2018

Juridische hulp

Juridische vragen en/of kwesties? Meesterwerk voor Ondernemers schiet u direct te hulp.

Fiscale hulp

Meesterwerk voor Ondernemers ondersteunt ondernemers op Fiscaal vlak, door middel van de Fiscale Module.