Op de juiste manier factureren is een essentieel onderdeel van uw bedrijfsvoering. juridisch gezien moet een factuur aan een aantal eisen voldoen. Deze checklist is een handleiding om een goede factuur op te stellen.
Voorbeeldfactuur
Bedrijfsgegevens
- Vermeld de volledige bedrijfsnaam, inclusief de rechtsvorm (BV, VOF, NV) en het vestigingsadres.
- Vermeld het logo ter herkenbaarheid van de klant. Zorg dat deze duidelijk in beeld staat, maar wel op een manier dat het niet storend is.
- Zorg dat het btw-nummer vermeld staat.
- Vermeld uw Kamer van Koophandel nummer.
- Vermeld het rekeningnummer waarop het bedrag gestort dient te worden. (Geef optioneel een betalingskenmerk op voor de desbetreffende factuur).
Factuurgegevens
- Vermeld altijd het factuurnummer en geef iedere factuur een identiek nummer.
- U kunt zelf een structuur voor het factuurnummer kiezen. Een veelgebruikt systeem is het jaartal, gekoppeld aan een chronologische nummering, bijvoorbeeld: 2020-502.
- Vermeld de factuurdatum, dit is belangrijk voor zowel uw eigen administratie als voor de administratie van uw klant.
- Gegevens klant, vermeld de volledige naam en het vestigingsadres van de klant.
- Geef een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst/product. Indien van toepassing kunt u verwijzen naar de opdrachtbevestiging.
- Vermeld de datum of periode waarin het product of de dienst geleverd is.
- Vermeld de te betalen bedragen, inclusief de btw-vermelding. Geef daarbij aan welk btw percentage van toepassing is.
- Hanteer een betalingstermijn en vermeld deze duidelijk op de factuur. Optioneel kan er worden verwezen naar de Algemene Voorwaarden of de Betalingsvoorwaarden.
Het bijhouden van alle administratie houdt een bedrijf juridisch gezond en in een sterke positie. Het juist opstellen van facturen is daarbij een belangrijk onderdeel.
© Meesterwerk voor Ondernemers, 2017
