Wat houdt het in?
Wanneer u een website heeft en persoonsgegevens verwerkt, is een privacyverklaring verplicht. Met een privacyverklaring, ook wel privacy statement genoemd, informeert u uw bezoekers welke persoonsgegevens u verzameld en voor welke doeleinden u de gegevens gebruikt.
Wat moet worden vermeld?
Een privacyverklaring is bedrijfsafhankelijk, maar er zijn een aantal richtlijnen die erin opgenomen moeten worden.
Identiteit
‘Weet met wie u zaken doet’. In een privacyverklaring moeten uw bedrijfsgegevens worden vermeld. Belangrijk daarbij zijn de bedrijfsnaam, de adresgegevens van uw bedrijf en een contactadres voor vragen omtrent de privacyverklaring.
Doeleinden
Het is verplicht om in uw privacyverklaring te benoemen wat voor gegevens u van uw bezoekers verzamelt en wat u met die informatie doet. Eveneens moet u aangeven of u het wordt bewaard en hoe lang u de gegevens bewaard.
Gebruik van cookies
Een cookie is een klein bestand dat informatie opslaat op de computer van de gebruiker. Dit wordt gedaan vanwege technische doeleinden om het gebruik van de webpagina te vergemakkelijken. Wanneer uw website gebruik maakt van cookies (de meeste websites maken hier gebruik van), dient u dat te vermelden. U dient te vermelden waar u cookies voor gebruikt en wat u met die informatie doet.
Nieuwsbrieven
Voordat u e-mailadresgegevens mag gebruiken voor het toesturen van nieuwsbrieven, moet daar eerst door de persoon toestemming voor worden gegeven. Daarnaast moet in iedere nieuwsbrief de afzender worden genoemd en een mogelijkheid tot uitschrijven. Dit staat ook vermeld in de privacyverklaring.
Inzage en correctie
U bent verplicht om een klant inzage te geven in zijn/haar gegevens. Wanneer er een verzoek komt van een klant tot het verwijderen of wijzigen van zijn/haar persoonsgegevens, kunt u dat toepassen. Het verwijderen van de gegevens mag alleen als de informatie niet meer relevant is.
Beveiliging
In de privacyverklaring moet ook worden toegelicht welke technische en organisatorische maatregelen genomen zijn ter beveiliging van de persoonsgegevens. Denk hierbij aan een beveiligde SSL verbinding of op welke server (eigen server/externe server) de gegevens worden opgeslagen.
Tools en hulp voor het opstellen van Privacy voorwaarden
Op internet zijn er tal van tips en voorbeelden te vinden voor het opstellen van Privacy voorwaarden.
Klanten van Meesterwerk voor Ondernemers met een ICT Module kunnen hun Privacy voorwaarden door hun ICT Advocaat laten nakijken en voor technische vragen terecht bij hun ICT Specialist.
Andere bronnen die men kan raadplegen, is o.a. deze privacy verklaring generator van veiliginternetten.nl. Deze website is een initiatief van het ministerie van Economische Zaken, het ministerie van Veiligheid en Justitie en het platform voor de InformatieSamenleving. Deze site biedt geen individuele hulp, maar biedt wel verschillende tools om veilig in een online omgeving te functioneren.
Wanneer u alle vragen heeft doorlopen, kunt u uw privacyverklaring als pdf document of als tekstbestand opslaan en gebruiken voor uw website.
© Meesterwerk voor Ondernemers, 2017
